Struktur
schafft
Vertrauen.
Das Handbuch für unsere Agenturpartner:innen. Transparenz, Verbindlichkeit und klare Entscheidungsstrukturen — damit wir gemeinsam wirtschaftlich wachsen können, ohne unsere Marge und unsere Marke zu verwässern.
Unsere
Vision.
DAWN wurde gegründet, um zu beweisen, dass ein anderes Wirtschaften möglich ist — und um es Jahr für Jahr wieder zu beweisen. Das bedeutet auch: wir scheitern, wir lernen, wir machen weiter.
- Transparenz entlang der gesamten Lieferkette
- Langfristige Partnerschaften statt kurzfristiger Gewinnmaximierung
- Qualität vor Quantität
- Verantwortung für Menschen und Umwelt
- Stabile Arbeitsplätze
- Faire Löhne entlang der Supply Chain
- Investitionen in regenerative Prozesse
- Kontinuierliche Verbesserung — auch an den harten Tagen
Warum dieses
Handbuch?
Je mehr Partner, desto mehr Abstimmungsbedarf. Dieses Handbuch macht Regeln sichtbar, die bisher mündlich gewachsen sind — damit alle dasselbe wissen, dasselbe erwarten und dasselbe liefern können.
- Höherer Abstimmungsbedarf
- Wiederholende Rückfragen
- Uneinheitliche Prozesse
- Wirtschaftliche Risiken
- Transparenz
- Verbindlichkeit
- Entscheidungsstrukturen
- Schutz für Marke und Marge
NOS vs.
Kollektion.
Unser Geschäftsmodell steht auf zwei Beinen. Das NOS-Fundament macht uns planbar und skalierbar. Die Kollektion gibt uns Stimme, Bild und Anlass zur Weiterentwicklung.
NOS
Das Fundament unseres Geschäfts — Stabilität und Planbarkeit.
- Wiederkehrender Umsatz
- Grundlage für AUTO-NOS
- Risikoarm für Handelspartner
- Skalierbar
Kollektion
Der emotionale Impuls — Trend, Bild und Weiterentwicklung.
- Emotionaler Impuls
- Trend & Weiterentwicklung
- Storytelling
- Imagebildung
AUTO-NOS.
Automatisiertes Nachorder-Modell auf Basis von Verkaufsdaten, Mindestbeständen, EDI und Wiederbeschaffungszyklen. Weniger Out-of-Stock, mehr Planbarkeit, weniger Handarbeit für alle.
Vor Ort aktivieren
- Identifikation geeigneter A- & B-Kunden
- Einholung der GLN
- Strategische Platzierung auf der Fläche
- Monitoring der Performance
Technisch einrichten
- Technische Einrichtung
- EDI-Integration
- Logistiksteuerung
EDI.
EDI ist der datentechnische Rückgrat unserer Partnerschaft. Ohne EDI kein AUTO-NOS, ohne AUTO-NOS kein skalierbares Wachstum. Priorität: A- und B-Kunden.
- Datentransparenz
- Effizienz
- Automatisierung
- Skalierung
- Investiert in Fläche
- Arbeitet datenbasiert
- Ist offen für AUTO-NOS
- Denkt langfristig
Saison-
kalender.
Zwei Saisons, klarer Takt. So wissen alle — Agentur, Kunde, Berlin — wann welche Entscheidungen fällig sind und wann welche Ware auf der Fläche steht.
SMS-
Regelung.
Die SMS-Kollektion ist das sichtbare Gesicht der Saison im Showroom. Damit sie wirkt, muss sie pünktlich, vollständig und in einwandfreier Qualität auf der Fläche sein — bei allen Partnern gleich.
Im Showroom
- Sicherstellung, dass NOS- und Durchläufer-Artikel zum Saisonstart vollständig und einwandfrei in den Showrooms verfügbar sind
- Ordnungsgemäße Präsentation und Pflege der SMS-Kollektion im Showroom
- Rücksendung nach Saisonende (EU verpflichtend)
Produktion & Versand
- SMS-Kollektion wird termingerecht zum Saisonstart bereitgestellt
- Marketingmaterial wird termingerecht bereitgestellt
- Versand in die EU — kostenfrei
| Region | Versand-Kosten | Rücksendung | Wer zahlt |
|---|---|---|---|
| EU | Kostenlos | Verpflichtend | Agentur |
| Nicht-EU | Werden berechnet | Keine Rücksendung | — |
Target vs.
Budget.
Zwei Zahlen, zwei Funktionen. Das Budget ist der verbindliche Boden, das Target ist der ambitionierte Horizont. Beide sind im Dashboard sichtbar.
Budget
Die untere Grenze. Verbindlich. Was wir voneinander erwarten können.
Target
Das ambitionierte Wachstumsziel. Der Horizont, auf den wir zusammen hinarbeiten.
| Saison | Planungszeitraum |
|---|---|
| SSN 1 | Mai |
| SSN 2 | Oktober |
Kunden-
klassifizierung.
Klassifizierung auf Basis von Umsatzpotenzial pro Kunde (12 Monate). Potenzial = realistisch erreichbarer Umsatz bei passender Produktperformance und gegebenenfalls weiteren POS.
Wachstumstreiber
- Hohe Flächenrelevanz
- Mehrere POS oder starkes Umsatzvolumen
- Offen für AUTO-NOS & EDI
- Professionelle Warensteuerung
- Pop-Up-berechtigt
- Tausch zur Sortimentsoptimierung grundsätzlich gewährt (innerhalb Limits)
Entwicklungskunden
- Schulung verpflichtend
- Entwicklungsplan
- AUTO-NOS prüfen
- Strukturierter Ausbau
Standardbetreuung
- Keine Priorisierung
- Fokus auf Effizienz
- Retoure/Tausch durch Agentur und/oder Kunde
Kleinst- / Neukunden
- Minimale Betreuungspriorität
- Self-Service über Agentur
- Keine Schulung, keine Pop-Ups
- Retoure/Tausch durch Agentur und/oder Kunde
Schulung.
A- und B-Kunden sollten eine Schulung erhalten. So stellen wir sicher, dass unsere Geschichte, unsere Argumente und unsere Prozesse am Point of Sale korrekt ankommen. Berlin-Support auf Anfrage.
A- & B-Kunden
A- und B-Kunden sollten eine Schulung erhalten. Berlin-Support auf Anfrage verfügbar.
Was vermittelt wird
- Marken-DNA
- NOS & AUTO-NOS
- Argumentationsleitfäden
- Nachhaltigkeitsansatz
Saisontraining
Zu jedem Saisonstart: kurzes Refresh für das Personal am POS — was ist neu, was bleibt, worauf liegt der Fokus.
Exchange &
Return Rules.
Der Tausch ist ein strategisches Instrument zur Warenoptimierung — keine Goodwill-Geste und kein Werkzeug, um Kundenbeziehungen zu pflegen. Für A-Kunden wird der Tausch zur Sortimentsoptimierung grundsätzlich gewährt, sofern innerhalb der 5 %- und 10 %-Limits und mit einer klaren Folge-Order verbunden.
Exchange Ratio nach Kundenkategorie
| Kundenkategorie | Ratio | Bedeutung |
|---|---|---|
| A-Kunden | 1 : 1,5 | 50 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
| B-Kunden | 1 : 1,5 | 50 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
| C-Kunden | 1 : 2,0 | 100 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
| D-Kunden | 1 : 2,0 | 100 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
Rückgabe € 1.000 → Neuorder mindestens € 1.500
Rückgabe € 1.000 → Neuorder mindestens € 2.000
Gesamtlimit
5 % pro Region
Die gesamte Exchange- und Return-Rate darf 5 % pro Region nicht überschreiten. Gilt unabhängig von der Kundenkategorie — auch für A-Kunden.
10 % pro Kunde
Maximal 10 % pro Einzelkunde — auch wenn die Region noch unter dem 5 %-Limit liegt.
Voraussetzungen für die Tauschberechtigung
Bevor ein Tauschantrag geprüft wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein. Erst dann greifen Ratio und Limit.
Aktive Order-Historie
Die Tauschberechtigung ist an einen aktiven Pre-Order- oder Direct-Order-Rhythmus gebunden. Tausch ohne Folge-Order ist nicht zulässig — und gilt als Red Flag.
Sortimentsoptimierung
Der Tausch muss klar der Warenoptimierung dienen — nicht der Bestandsbereinigung aus schlechter Planung, nicht dem Ausgleich von Sell-Through-Schwäche.
Grund & Folge-Order
Tauschgrund und die korrespondierende Folge-Order müssen im Antrag erkennbar sein. Ohne diese Angaben erfolgt keine Freigabe.
Qualitätsauswirkung von Retouren
Verantwortung & Abwicklung
Monitoring & Frühwarnung
- Laufende Überwachung der tatsächlichen Credit-Note-% je Kunde
- Proaktive Frühwarnung an DAWN Berlin, bevor die Schwelle erreicht wird — nicht erst nach Überschreitung
- Einhaltung des Limits (regional & individuell)
- Prüfung aller Tauschanträge vor Weiterleitung (inkl. Pre-Order-Nachweis)
- C- & D-Kunden: Eingabe der Retoure / des Tauschs durch Agentur und/oder Kunde
Abwicklung & Freigabe
- Abwicklung der Retoure & Neubestellung für A- & B-Kunden
- Prüfung bei Kollektionsartikeln
- Freigabe bei Ratio-Abweichungen (Geschäftsleitung)
Auswirkung auf die Provision
Jede Rückgabe reduziert die Provision entsprechend. Die Provisionsbasis wird um den Brutto-Rückgabewert reduziert und im nächsten Monats-Provisionslauf verrechnet.
Kollektionsartikel
Kollektionsartikel sind grundsätzlich vom Tausch ausgeschlossen. Anfragen innerhalb der Threshold-Limits können dennoch bei DAWN Berlin eingereicht und individuell geprüft werden. Die Exchange Ratios (1:1,5 / 1:2) gelten auch hier. Akzeptanzkriterium: Der Artikel muss über alternative Kanäle (Online oder anderer B2B-Kunde) weiterverkauft werden können.
Voraussetzungen für alle Anträge
- A-Grade Ware
- Hangtags vorhanden und unbeschädigt
- Pocketflasher vorhanden und unbeschädigt
- Ungetragen
- Registriert
- Minimum 30 Tage nach Lieferung
- Maximum 90 Tage nach Lieferung
- Fracht zahlt der Kunde
- A- & B-Kunden: Eingabe über DAWN Berlin · C- & D-Kunden: durch Agentur und/oder Kunde
Eskalations-
regeln.
Wenn wiederholt von den vereinbarten Konditionen abgewichen wird, reagieren wir strukturiert — nicht emotional. Diese Auslöser stehen vorher fest, damit im Ernstfall alle wissen, was passiert.
| Auslöser | Konsequenz |
|---|---|
| Nicht-Einhaltung des vereinbarten Zahlungsziels | Herabstufung des Mark-Ups |
| Return Rate > 5 % (einmalig) | Strategiegespräch zwischen Kunde, Agentur und Brand |
| Tausch ohne Folge-Order | Ablehnung des Tauschantrags · Red Flag im Kundenprofil |
| 2 Saisons unter Budget | Anpassung der Kundenkategorie · Strategiegespräch zwischen Kunde, Agentur und Brand |
Pop-Up
Anfragen.
Pop-Ups sind ein strategisches Markeninstrument — zur Steigerung der Markenwahrnehmung, zur Aktivierung von Sell-Through, zur Stärkung der Partnerschaft und zur Gewinnung von Neukund:innen. Sie sind ausschließlich für A-Kunden vorgesehen.
Strategie & Konzept
- Konzeption & Planung
- Visuelle Ausarbeitung
- Flächenlayout
- Marketingmaterial
- Aktivierungsstrategie
- Budgetfreigabe & KPI-Definition
- Entscheidung über Umsetzung, Zeitraum, Umfang
Umsetzung vor Ort
- Schulung des Verkaufspersonals
- Sicherstellung der Marken-DNA vor Ort
- Vorbereitung des Kunden
- Operative Abstimmung mit dem POS
- Präsenz während des Pop-Ups
- Markenbotschaft korrekt kommunizieren
- Feedback dokumentieren
Voraussetzungen für A-Kunden
Strategisch relevant
Stabile NOS-Basis
Flächen-Präsentation
Positives KPI-Profil
Neukunden-
Anlage.
Die saubere und vollständige Neukunden-Anlage ist Voraussetzung für korrekte Rechnungsstellung, steuerliche Sicherheit, EDI-Anbindung, AUTO-NOS Implementierung, KPI-Zuordnung und Finanzprüfung. Fünf Schritte, verbindlich.
Anlage im IP-System
Verantwortung: Agentur. Alle Pflichtfelder vollständig ausfüllen. Rechnungsadresse, Lieferadresse und Ansprechpartner korrekt erfassen und prüfen.
Umsatzsteuer-ID
Jede USt-ID = eigenständiger Kunde im IP-System. Auch bei gleicher Firmengruppe oder mehreren Stores keine Zusammenlegung unterschiedlicher steuerlicher Einheiten.
Kundentyp definieren
Retailer = 1 Store · Branch = mehr als 1 Store. Relevant für KPI-Logik, Potenzialbewertung, AUTO-NOS und Flächenstrategie.
Kategorie festlegen
Bereits bei Anlage wird die Kategorie (A / B / C) auf Basis von Umsatzpotenzial, Flächenrelevanz und strategischer Bedeutung festgelegt.
Mark-Up im IP-System
Das verhandelte Mark-Up muss dokumentiert werden. Sicherstellen, dass Zahlungsziel und Mark-Up übereinstimmen.
Mark-Up &
Zahlungsbedingungen.
Mark-Up ist kein Preisschild, sondern ein Risikosteuerungsinstrument. Die Kombination aus Mark-Up und Zahlungsziel sichert unsere Marge und schützt die Partnerschaft vor Schieflagen.
- Kalkulation
- Margenschutz
- Zahlungsdisziplin
- Risikosteuerung
- Verhandlung des Mark-Ups mit dem Kunden
- Dokumentation im IP-System
- Übereinstimmung Zahlungsziel ↔ Mark-Up
Zahlungsmonitoring
DAWN versendet halbjährlich ein Reporting an die Agenturen mit: tatsächlichem durchschnittlichen Zahlungszeitraum je Kunde, Abweichungen zum vereinbarten Zahlungsziel und Risikobewertung.
Mark-Up anpassen
Bei dauerhafter Abweichung kann das Mark-Up angepasst werden.
Zahlungsziel kürzen
Das vereinbarte Zahlungsziel kann verkürzt werden.
Risikoprüfung
Eine Risikoüberprüfung kann veranlasst werden.
WKZ, Skonto & Bonifikationen
WKZ, Skonto und Bonifikationen werden entsprechend verrechnet. Falls nicht auf der monatlichen Rechnung berücksichtigt, erfolgt die Verrechnung über die letzte Provisionsabrechnung zum Jahresende.
Commission.
Klarer Takt, kein Rätselraten. Agenturen wissen bis wann sie den Bericht bekommen und bis wann das Geld auf dem Konto ist.
D + 5
Der Provisionsbericht wird vom Finance Team spätestens zum D+5 geteilt — also innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Monatsende.
15. des Folgemonats
Provisionszahlungen erfolgen spätestens zum 15. des Folgemonats, gemäß Vertrag.
Customer
Payments.
Zahlungsinformationen im IP-System haben einen klaren Rhythmus. Wer die Takte kennt, kann Kunden sauberer betreuen und Rückfragen sparen.
Montag & Donnerstag
Zahlungsinformationen im IP-System werden jeden Montag und Donnerstag aktualisiert.
Dienstag & Freitag
Für den aktuellsten Rechnungsstatus empfiehlt sich eine Prüfung dienstags und freitags im IP-System.
Wirtschaftlicher
Grundsatz.
Alles andere in diesem Handbuch baut auf diesen beiden Sätzen auf. Wer sie versteht, versteht warum die Regeln sind, wie sie sind.
Mark-Up ist Risikosteuerung
Nicht nur ein Preisschild — sondern der Hebel, mit dem wir Risiko, Marge und Zahlungsdisziplin zusammenhalten.
Zahlungsdisziplin ist Partnerschaft
Verlässliche Zahlung ist kein Bonus — sie ist ein Bestandteil der Beziehung, die wir mit jedem Handelspartner eingehen.