Agency Handbook · B2B Governance
Partnerschaftsrahmen
Version 1.0 · 2026
Verbindlich für alle Agenturen. Dieses Handbuch schafft Klarheit, Transparenz und Verbindlichkeit in unserer Zusammenarbeit.
Kapitel 1 · Einführung
Unsere Vision
„DAWN wurde gegründet, um zu beweisen, dass ein anderes Wirtschaften möglich ist."
DAWN Denim · UnternehmensphilosophieWir glauben an
- Transparenz entlang der gesamten Lieferkette
- Langfristige Partnerschaften statt kurzfristiger Gewinnmaximierung
- Qualität vor Quantität
- Verantwortung für Menschen und Umwelt
Wachstum bedeutet für uns
- Stabile Arbeitsplätze
- Faire Löhne entlang der Supply Chain
- Investitionen in regenerative Prozesse
- Kontinuierliche Verbesserung
Grundsatz: Profit ist für uns kein Selbstzweck. Struktur ist die Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum.
Kapitel 2 · Einführung
Warum dieses Handbuch?
Herausforderungen
- Höherer Abstimmungsbedarf
- Wiederholende Rückfragen
- Uneinheitliche Prozesse
- Wirtschaftliche Risiken
Das Handbuch schafft
- Klarheit
- Transparenz
- Verbindlichkeit
- Entscheidungsstrukturen
- Schutz für Marke und Marge
„Struktur ist kein Misstrauen. Struktur schafft Vertrauen."
Kapitel 3 · B2B Strategie
Strategie B2B – NOS vs. Kollektion
NOS · Never Out of Stock
Fundament unseres Geschäfts.
- Stabilität & Planbarkeit
- Wiederkehrender Umsatz
- Grundlage für AUTO-NOS
- Risikoarm für Handelspartner
- Skalierbar
Kollektion
Emotionaler Impuls.
- Trend & Weiterentwicklung
- Storytelling
- Imagebildung
Ziel: Stabiles NOS-Fundament + inspirierende Kollektion
Kapitel 4 · B2B Strategie
Strategie B2B – AUTO-NOS
Automatisiertes Nachorder-Modell auf Basis von Verkaufsdaten, Mindestbeständen, EDI und Wiederbeschaffungszyklen.
🏢 Agentur
- Identifikation geeigneter A- & B-Kunden
- Einholung GLN
- Strategische Platzierung
- Monitoring
🏙 Berlin
- Technische Einrichtung
- EDI-Integration
- Logistiksteuerung
Ziele
- Permanente Warenverfügbarkeit
- Reduzierung von Out-of-Stock
- Planbarer Umsatz
- Skalierbares Wachstum
Kapitel 5 · B2B Strategie
Strategie B2B – EDI
Ziele
- Datentransparenz
- Effizienz
- Automatisierung
- Skalierung
Was macht einen Partner aus?
- Investiert in Fläche
- Arbeitet datenbasiert
- Ist offen für AUTO-NOS
- Denkt langfristig
Priorität: A- und B-Kunden. Unser Wachstum kommt primär über A- und B-Kunden.
Kapitel 6 · Planung
Saisonkalender
🌸 SSN 1 – Saison
15. Jan.
Spring
15. Feb.
Summer
15. März
High Summer
–2 Wo.
Osteraktion (2 Wochen vorher)
🍂 SSN 2 – Saison
15. Juli
Pre-Fall
15. Aug.
Fall
15. Sept.
Winter
September
DENIM Saisonstart
📋 SSN 1 – Vororder
Ende Juni
Übergabe
Juli
Verkaufsstart
+6 Wo.
WD 1 + 2 schließen nach 6 Wochen
+2 Mon.
WD 3 nach 2 Monaten
📋 SSN 2 – Vororder
Dez./Jan.
Übergabe
Januar
Verkaufsstart
+6 Wo.
WD 1 + 2 schließen nach 6 Wochen
+2 Mon.
WD 3 nach 2 Monaten
Kapitel 7 · Planung
SMS-Regelung
🏢 Agentur verantwortet
- Sicherstellung, dass NOS- und Durchläufer-Artikel zum Saisonstart vollständig und in einwandfreier Qualität am POS verfügbar sind
- Ordnungsgemäße Präsentation und Pflege der SMS-Kollektion im Showroom
- Rücksendung nach Saisonende (EU verpflichtend)
🏙 DAWN Berlin verantwortet
- SMS-Kollektion wird termingerecht zum Saisonstart zur Verfügung gestellt
- Marketingmaterial wird termingerecht bereitgestellt
- Versand in die EU (kostenfrei)
| Region | Kosten | Rücksendung | Versand |
|---|---|---|---|
| 🇪🇺 EU | Kostenlos | Verpflichtend | Zahlt Agentur |
| 🌍 Nicht-EU | Werden berechnet | Keine Rücksendung | — |
Kapitel 8 · Planung
Target vs. Budget
Budget
= Mindestumsatz
Die untere Grenze. Verbindlich.
Target
= Ambitioniertes Wachstumsziel
Die obere Ambition.
| Saison | Planungszeitraum |
|---|---|
| SSN 1 | Mai |
| SSN 2 | Oktober |
Budget und Target werden im Dashboard berücksichtigt.
Kapitel 9 · Kunden
Kundenklassifizierung
Grundlage: Klassifizierung nach Umsatzpotenzial pro Kunde (12 Monate). Potenzial = realistisch erreichbarer Umsatz bei passender Produktperformance und ggf. weiteren POS.
🥇
Stufe A
A-Kunden
> 30.000 €
Wachstumstreiber & strategische Partner.
- Hohe Flächenrelevanz
- Mehrere POS oder starkes Umsatzvolumen
- Offen für AUTO-NOS & EDI
- Professionelle Warensteuerung
- Exchange Ratio 1:1,5
- Pop-Up berechtigt
🥈
Stufe B
B-Kunden
15.000 – 30.000 €
Entwicklungskunden mit Wachstumspotenzial.
- Schulung verpflichtend
- Entwicklungsplan
- AUTO-NOS prüfen
- Strukturierter Ausbau
- Exchange Ratio 1:1,5
🥉
Stufe C
C-Kunden
7.000 – 15.000 €
Standardbetreuung.
- Keine Priorisierung
- Fokus auf Effizienz
- Exchange Ratio 1:2
- Retoure-/Tauscheingabe durch Agentur und/oder Kunde
🪙
Stufe D
D-Kunden
< 7.000 €
Kleinstkunden / Neukunden in Beobachtung.
- Minimale Betreuungspriorität
- Self-Service über Agentur
- Keine Schulung, keine Pop-Ups
- Exchange Ratio 1:2
- Retoure-/Tauscheingabe durch Agentur und/oder Kunde
Kapitel 10 · Kunden
Schulung
Zielgruppe: Alle A- und B-Kunden erhalten eine Schulung. Berlin-Support auf Anfrage.
Schulungsinhalte
- Marken-DNA
- NOS & AUTO-NOS
- Argumentationsleitfäden
- Nachhaltigkeitsansatz
- Saisontraining
Kapitel 11 · Richtlinien
Exchange & Return Rules
Grundsatz: Jeder Kunde hat das Recht, NOS-Artikel zur Optimierung seines Sortiments zu tauschen.
Exchange Ratio nach Kundenkategorie
| Kundenkategorie | Ratio | Bedeutung |
|---|---|---|
| 🥇 A-Kunden | 1 : 1,5 | 50 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
| 🥈 B-Kunden | 1 : 1,5 | 50 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
| 🥉 C-Kunden | 1 : 2,0 | 100 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
| 🪙 D-Kunden | 1 : 2,0 | 100 % mehr Neueinkauf als Rückgabewert |
Beispiel A/B-Kunde
Rückgabe € 1.000 → Neuorder mindestens € 1.500
Beispiel C/D-Kunde
Rückgabe € 1.000 → Neuorder mindestens € 2.000
Gesamtlimit
Regional: Die gesamte Exchange- und Return-Rate darf 5 % pro Region nicht überschreiten.
Individuelle Obergrenze: Max. 10 % pro Einzelkunde — auch wenn die Region noch unter dem 5 %-Limit liegt.
Verantwortung & Abwicklung
🏢 Agent übernimmt
- Laufende Überwachung der tatsächlichen Credit-Note-% je Kunde
- Einhaltung des Limits (regional + individuell)
- Prüfung aller Tauschanträge vor Weiterleitung
- C- & D-Kunden: Eingabe der Retoure / des Tauschs durch Agentur und/oder Kunde
🏙 DAWN Berlin übernimmt
- Abwicklung der Retoure & Neubestellung für A- & B-Kunden
- Prüfung bei Kollektionsartikeln (siehe unten)
- Freigabe bei Ratio-Abweichungen (Geschäftsleitung)
Eingabe der Retoure / des Tauschs: Für A- und B-Kunden erfolgt die Eingabe zentral über DAWN Berlin. Für C- und D-Kunden übernimmt die Agentur und/oder der Kunde selbst die Eingabe in das System.
Auswirkung auf die Provision
Wichtig: Jede Rückgabe reduziert die Provision entsprechend.
Mechanik: Die Provisionsbasis wird um den Brutto-Rückgabewert reduziert und im nächsten Monats-Provisionslauf verrechnet.
Kollektionsartikel
Grundsatz: Kollektionsartikel sind grundsätzlich vom Tausch ausgeschlossen.
Ausnahmeregel
- Tauschanfragen für Kollektionsartikel innerhalb der Threshold-Limits können dennoch bei DAWN Berlin eingereicht werden
- Jede Anfrage wird von DAWN Berlin individuell geprüft
- Die Exchange Ratios (1:1,5 / 1:2) gelten auch für Kollektionsartikel
Akzeptanzkriterium
Der Artikel muss über alternative Kanäle (Online oder anderer B2B-Kunde) weiterverkauft werden können.
Voraussetzungen für alle Tausch-/Rückgabeanträge
Warenstatus
- A-Grade Ware
- Mit Hangtags
- Ungetragen
- Registriert
Abwicklung
- Min. 30 Tage nach Lieferung
- Max. 90 Tage nach Lieferung
- Fracht zahlt Kunde
- A- & B-Kunden: Eingabe über DAWN Berlin
- C- & D-Kunden: Eingabe durch Agentur und/oder Kunde
Wichtig: Der Tausch dient der Warenoptimierung innerhalb der NOS-Struktur – nicht der Bestandsbereinigung aufgrund schlechter Planung.
Kapitel 12 · Richtlinien
Eskalationsregeln
| Auslöser | Konsequenz |
|---|---|
| Nicht-Einhaltung des vereinbarten Zahlungsziels | Herabstufung des Mark-Ups |
| Return Rate > 5 % | Strategiegespräch zwischen Kunde, Agentur und Brand |
| 2 Saisons unter Budget | Anpassung der Kundenkategorie · Strategiegespräch zwischen Kunde, Agentur und Brand |
Kapitel 13 · Pop-Ups
Pop-Up Anfragen & Durchführung
Pop-Ups sind ein strategisches Markeninstrument zur Steigerung der Markenwahrnehmung, Aktivierung von Sell-Through, Stärkung der Partnerschaft und Generierung von Neu-Kunden.
Berechtigung: Pop-Ups sind ausschließlich möglich für 🥇 A-Kunden. B- und C-Kunden sind von Pop-Up-Aktivierungen ausgeschlossen.
🏙 DAWN Berlin übernimmt
- Konzeption & Planung
- Visuelle Ausarbeitung
- Flächenlayout
- Marketingmaterial
- Aktivierungsstrategie
- Budgetfreigabe & KPI-Definition
- Entscheidung über Umsetzung, Zeitraum, Umfang
🏢 Agentur übernimmt
- Schulung des Verkaufspersonals
- Sicherstellung der Marken-DNA vor Ort
- Vorbereitung des Kunden
- Operative Abstimmung mit dem POS
- Präsenz während des Pop-Ups
- Markenbotschaft korrekt kommunizieren
- Feedback dokumentieren
Voraussetzungen für A-Kunden: Strategische Relevanz · Stabile NOS-Basis · Professionelle Flächenpräsentation · Verlässliche Zusammenarbeit · Positives KPI-Profil
Kapitel 14 · Onboarding
Neukunden-Anlage
Wichtig: Die saubere und vollständige Neukunden-Anlage ist Voraussetzung für korrekte Rechnungsstellung, steuerliche Sicherheit, EDI-Anbindung, AUTO-NOS Implementierung, KPI-Zuordnung und Finanzprüfung.
1
Anlage im IP-System (Verantwortung: Agentur)
Alle Pflichtfelder vollständig ausfüllen. Rechnungsadresse, Lieferadresse und Ansprechpartner korrekt erfassen und prüfen.
2
Umsatzsteuer-ID
Jede USt-ID = eigenständiger Kunde im IP-System. Auch bei gleicher Firmengruppe oder mehreren Stores keine Zusammenlegung unterschiedlicher steuerlicher Einheiten.
3
Kundentyp definieren
Retailer = 1 Store | Branch = mehr als 1 Store. Relevant für KPI-Logik, Potenzialbewertung, AUTO-NOS, Flächenstrategie.
4
Kundenkategorie festlegen (A / B / C)
Bereits bei Anlage muss die Kategorie auf Basis von Umsatzpotenzial, Flächenrelevanz und strategischer Bedeutung festgelegt werden.
5
Mark-Up im IP-System angeben
Das verhandelte Mark-Up muss dokumentiert werden. Sicherstellen, dass Zahlungsziel und Mark-Up übereinstimmen.
Kapitel 15 · Konditionen
Mark-Up Definition & Zahlungsbedingungen
2.7
Mark-Up 2.7
Zahlungsziel: 30 Tage
2.8
Mark-Up 2.8
Zahlungsziel: 10 Tage
📋 Verwendung
- Kalkulation
- Margenschutz
- Zahlungsdisziplin
- Risikosteuerung
🏢 Agentur verantwortlich für
- Verhandlung des Mark-Ups mit dem Kunden
- Dokumentation im IP-System
- Übereinstimmung Zahlungsziel ↔ Mark-Up
Zahlungsmonitoring
DAWN versendet halbjährlich ein Reporting an die Agenturen mit: tatsächlichem durchschnittlichen Zahlungszeitraum je Kunde, Abweichungen zum vereinbarten Zahlungsziel und Risikobewertung.
| Bei dauerhafter Abweichung kann … |
|---|
| Das Mark-Up angepasst werden |
| Das Zahlungsziel verkürzt werden |
| Eine Risikoüberprüfung erfolgen |
WKZ, Skonto & Bonifikationen
WKZ, Skonto und Bonifikationen werden entsprechend verrechnet. Falls nicht auf der monatlichen Rechnung berücksichtigt → Verrechnung über die letzte Provisionsabrechnung zum Jahresende.
Kapitel 16 · Reporting
Commission
Provisionsbericht
Der Provisionsbericht wird vom Finance Team spätestens zum D+5 geteilt — d. h. innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Monatsende.
Provisionszahlung
Provisionszahlungen erfolgen spätestens zum 15. des Folgemonats, gemäß Vertrag.
Kapitel 17 · Reporting
Kundenzahlungen (Customer Payments)
IP-System Update
Zahlungsinformationen im IP-System werden jeden Montag und Donnerstag aktualisiert.
Empfehlung für Agenturen
Für den aktuellsten Rechnungsstatus empfiehlt sich eine Prüfung dienstags und freitags im IP-System.
Kapitel 18 · Grundsatz
Wirtschaftlicher Grundsatz
Mark-Up
ist ein Risikosteuerungsinstrument.
Zahlungsdisziplin
ist ein Bestandteil der Partnerschaft.
„Langfristige Zusammenarbeit bedeutet: verlässliche Zahlung, klare Konditionen, transparente Abrechnung."
DAWN Agency Handbook 2026